嗯... 今天想來聊聊那個... 任務管理軟體。
不知道你有沒有這種感覺，最近真的... 真的有點亂。好像每個禮拜，不，可能每隔幾天，就會有一個新的任務管理 app 跳出來。老實說，我花了蠻多時間在追這些生產力工具，但現在也快跟不上了。這感覺... 很熟悉，你知道嗎？就像幾年前的筆記軟體一樣。
你如果還記得，大概疫情前後那段時間，筆記軟體也是這樣，突然之間，到處都是新的 app。然後... 然後市場就飽和了，太多了，大家也累了，開始淘汰。這個趨勢到現在還在發生。我自己是覺得，筆記軟體的世界總算稍微冷靜下來一點，結果... 這股浪潮，現在好像原封不動地發生在任務管理工具上。
所以，對，待辦清單 app，或者說... 講精確一點，任務管理 app，我自己覺得，它正在經歷跟筆記軟體一模一樣的演化過程。
為什麼會搞成這樣？
嗯... 會走到這一步，其實也... 也不太意外。你想想看，大概 2019、2020 那時候，為什麼會突然冒出那麼多筆記啊、專案管理工具？因為有那個需求嘛。疫情來了，大家得分開工作，就得找新的方法協作。
而且那時候也真的有很多很酷的新創 app，它們證明了... 喔，原來筆記軟體不是只有 Notion 跟 Evernote，你還是可以做出很不一樣、大家也願意用的東西。什麼白板啊、視覺化筆記、雙向連結... 這些東西在那個時候開始在所謂的 PKM (個人知識管理) 圈子裡紅起來。
現在，任務管理工具也發生了完全一樣的事。我們的工作方式又變了，我們需要新的工具。而且... 對，還有 AI。一個我們到現在還在摸索到底該怎麼用的新技術。
大概幾年前吧，也開始出現所謂的「daily planner」，日曆規劃 app，它們帶來了一種新的... 管理任務的思路。我不是說以前沒有啦，但在 Sunsama 跟 Akiflow 這些工具出來之後，感覺就是不一樣。它們真的讓我們看到，喔，原來除了 Todoist 或 TickTick 這種清單式的東西，還有別的玩法。
這就證明了，任務管理這個領域，其實還有很多創新的空間。現在也有些 app 試著把 Email、行事曆、待辦事項全部整合在一起。任務管理，早就不是只有 to-do list 那麼簡單了。
重點是...大家願意花錢了
這件事我覺得最關鍵。像 Akiflow、Sunsama，還有那個用 AI 排程的 Motion，這些 app 都... 說真的，都不便宜。但是，還是有很多人願意付錢。為什麼？因為它們提供的價值很高。
這也蠻合理的。你想，如果一個工具，能幫你把所有雜七雜八的事情收在一起，甚至還能幫你規劃、引導你一步一步做完... 對於我們這種知識工作者來說，這值很多錢。老實說，我自己就... 就很願意為了好的任務管理工具付錢，這可能是我整個生產力系統裡，我最捨得投資的一塊。
這一切加起來，就代表這個市場還有很大的空間。我們才會看到這麼多新點子、新創新。當然啦，不是每一個都會活下來，我也不知道一兩年後誰還會在，但... 我覺得這整個過程還蠻讓人興奮的。我最近自己也... 也付費訂閱了一個還在 early access 的新 app，一個月要 25 美金... 對，不便宜，但那個體驗真的很好，我是真心付得很開心。這就說明了，為了有效的任務管理，大家真的，真的願意花大錢。
那我們...消費者該怎麼辦？
一直換 app、被新功能吸引... 這是我們這個圈子裡很多人都遇過的問題吧。每個禮拜都有新工具跳出來，每個都說自己有個超酷的新功能，好像用了你的工作流程就能徹底革命一樣。我先劇透一下：幾乎從來不會。
可是，當這麼多新 app 冒出來的時候，你很難不去考慮... 很難不從一個換到另一個。我自己就在筆記軟體上摔過這個跤，花了好長的時間才克服。而且很多新創公司，它們的行銷預算都下很重，就是要引誘你從現有的工具搬家過去。
這件事，其實也牽涉到一點文化差異。像我前面提到的 Akiflow 或 Sunsama 這些工具，在歐美很受歡迎，因為它們很強調個人時間的「神聖性」，幫你把時間一塊一塊地保護好。但說真的，這個概念在台灣的職場...嗯，你知道的。有時候老闆一句話、同事一個臨時會議，你辛辛苦苦排好的 calendar 就... 整個作廢了。就像商業週刊之前有篇文章在談的，亞洲的職場文化更強調團隊的即時反應跟彈性。所以重點不是去照抄國外的方法，而是要看這套「把時間區塊化」的邏輯，在我們的環境下到底能實踐多少。
所以，到底要不要換？
這個問題，真的沒有標準答案。換 app 本身不是壞事，重點應該是... 你「真的」需要換嗎？
我自己覺得，有時候換工具是合理的。特別是當你的生活、你的工作角色改變了，你可能真的需要不一樣的工具。像我自己，也是在探索那些 daily planner 的過程中，隨著工作內容變動，才慢慢換掉原本的任務管理 app。我找到了更適合我現在工作流程的工具。
但為了讓這個轉換的過程更順利，也為了... 減少一直換來換去的頻率，我後來摸索出一些策略。其實就是... 建立自己的生產力哲學。
這聽起來很玄，但簡單講，就是問自己幾個問題：
- 我「必須」要有的功能是什麼？沒有它我活不下去的那種。
- 我希望我的每個 app 各自扮演什麼角色？誰管筆記、誰管任務、誰管行事曆？
- 哪些功能是「有很好，但沒有也沒差」的 (nice to have)？
- 哪些功能... 說穿了只是看起來很炫的干擾？
我花了很長的時間才把這些問題想清楚，但... 這些時間花得非常值得。它不只讓我更了解我自己是怎麼工作的，更重要的是，它給了我一個「系統」。你用什麼 app，真的沒有你的「系統」那麼重要。那才是真正有用的東西。
不同流派的工具，你適合哪一種？
與其去比較 app A 跟 app B，不如先想一下，你自己是哪一種工作風格。我自己大概把它分成三種流派啦，你看你比較像哪一種。
| 工具流派 | 大概是誰 | 好處是... | 但缺點是... |
|---|---|---|---|
| 傳統待辦清單 (像是 Todoist) |
腦子很清楚，只需要一個籃子放任務的人。對你來說，任務就是任務，做完就打勾。 | 很單純，上手超級快。沒什麼學習成本，就是列清單而已。 | 任務一多就... 完了，整個炸掉。很難從一百個任務裡看出今天到底該做哪三件。 |
| 時間軸日曆整合 (像是 Akiflow) |
你得把任務跟「時間」綁在一起才有安全感。喜歡把任務像俄羅斯方塊一樣塞進行事曆。 | 很直覺，你知道自己今天有多少時間、能做多少事，比較不會超載工作。 | 貴。而且... 有時候行程一直改，光是去「排程」這件事本身，也變成一種新的壓力。 |
| AI 自動規劃 (像是 Motion) |
事情真的超級多，多到你連排程都懶了，希望有個聰明的助理幫你全部搞定。 | 理論上... 很省時間。它會自動幫你把所有任務喬到最好的時間點。 | 你要非常、非常信任它。有時候 AI 排出來的結果... 嗯... 很神秘。而且通常是這三種裡面最貴的。 |
幾個常見的錯誤，也許可以修正一下
說了這麼多，我自己覺得，面對這波任務管理 app 大戰，有幾個心態上的小陷阱可以稍微注意一下。
第一個錯誤：以為換了工具，拖延症就會好。
嗯... 不會。真的。工具是放大器，它會放大你原有的習慣。如果你本來就習慣拖延，新工具只會給你一個新的地方去拖延。所以，修正方法是... 先面對自己的工作習慣，而不是先找下一個工具。
第二個錯誤：追求「All-in-One」的完美聖杯。
就是想找一個 app，又能做筆記、又能管任務、又能當 CRM、又能煮咖啡... 這種東西通常不存在。就算存在，也樣樣通、樣樣鬆。比較實際的修正方法是，接受「組合技」。找幾個小而美的工具，各自做好一件事，然後讓它們搭配在一起。
第三個錯誤：為「未來的功能」買單。
這是我自己學到的教訓。很多新 app 的 roadmap 都畫得超漂亮，「我們下個季度就會有 AI 總結！」「年底就會支援 XXX！」。千萬不要因為這些「承諾」就一頭栽進去。只為它「現在」有的功能付錢。不然你很可能等到天荒地老。
第四個錯誤：在還沒建立系統前，就投入太多心力在「初期 access」的 app 上。
這也很危險。那種還在 alpha、beta 版的 app，很酷，沒錯，但它可能很不穩定，甚至創辦人明年就不做了。如果你把整個工作系統都建立在上面，風險太高。我的建議是，可以玩，可以小額付費支持，但不要把身家性命都押上去。
總結來說，任務管理這個領域現在很有趣，有這麼多 app 可以選，是好事。只要我們... 作為消費者，清楚自己想要什麼，知道這些挑戰，那就好了。
所以，換個角度想，你現在是用哪一派的工具？是傳統清單派、時間軸日曆整合派，還是已經投入 AI 的懷抱了？或是有什麼我沒提到的酷東西？在下面留個言吧，我也很好奇大家是怎麼解決這個問題的。
