中小企業派工系統要花多少錢？嗯...這問題比你想的複雜
很多老闆，尤其是中小企業的老闆，常常問我：「欸，我想把現在手寫的派工單，就是那個三聯單，換成數位化的系統，啊這樣大概要花多少錢？」這問題齁，說真的，就像問「買一台車要多少錢」一樣。你是要買國產車、進口車、還是二手車？這價差可就大了。
所以，今天我想聊的不是一個固定的報價，因為那沒有意義。我想跟你分享的是一個「分階段」的估價思維。你可以根據你現在的狀況、預算，還有你願意投入的時間，一步一步來。從幾乎不用錢，到每個月固定支出，再到一筆大的投資，其實都有對應的做法。
一句話結論：你可以從零元開始，用現有的工具（像是Google Sheets）做基礎數位化，然後再根據需求，逐步升級到每月幾千塊到上萬塊的專業SaaS服務，甚至更高的客製化系統。重點是「先求有，再求好」。
怎麼做？從紙本到數位的四個階段
好，我們直接來講實作。我把它分成四個階段，你可以看看你現在在哪個位置，下一步可以怎麼走。這不是什麼艱深的理論啦，就是我輔導一些傳產、維修業的朋友，他們實際走過的路。
階段一：數位化的紙本（成本：趨近於零）
這個階段，我的意思是，你只是把「紙」這個媒介換成「螢幕」。核心流程都沒變，但光是這樣，效率就好很多了。你不需要買任何新軟體。
- 工具：Google Sheets (或 Excel Online)、LINE 群組、Google Calendar。
- 做法：很簡單，你把原本寫在三聯單上的「客戶名稱、地址、電話、維修項目、預計時間」，直接打在一個共享的 Google Sheet 表格裡。 每一行就是一張單。然後你開一個只有你跟師傅們的 LINE 群組，有新單就截圖或貼上表格連結，直接在群組裡喊：「@陳師傅，下午這場麻煩你。」師傅完成了就在群組回報，你再回去表格上更新狀態，比如把「待處理」改成「已完成」。
- 優點：不用錢、馬上就能上手、解決了字跡潦草和單子遺失的問題。至少所有人都看得到最新的案件列表。
- 缺點：這...這根本稱不上「系統」。案件一多，表格會變得很亂，LINE 的訊息一下就被洗掉，歷史紀錄非常難查。而且客戶資料、維修歷史都是分散的，沒辦法累積。
階段二：入門級的SaaS工具（成本：每月約 NT$1,000 - $5,000）
當你覺得 Google Sheet 已經不堪使用，每天花在複製貼上、來回確認的時間太多的時候，就可以考慮這個階段。SaaS 就是「軟體即服務」，你不用自己架主機，就是付月費或年費。這類工具通常不是專門的「派工系統」，但有類似的功能。
- 工具：Trello、Asana 這類的專案管理工具，或是功能比較基礎的客戶關係管理（CRM）軟體。
- 做法：你可以把 Trello 的看板當作派工板。一個列表是「新案件」，一個是「已排程」，一個是「進行中」，一個是「待收款」，最後是「已結案」。每張卡片就是一張派工單，裡面可以放客戶資料、照片、 checklists。你把案件指派給某個師傅，他手機上的 Trello 就會收到通知。
- 優點：比純表格有系統多了，流程視覺化，狀態一目了然。通常有手機 App，方便外勤人員回報。
- 缺點：它們畢竟不是為「派工」設計的。所以在地圖路線規劃、客戶簽名、自動發送簡訊通知、計算材料費用這些專業功能上，幾乎都是沒有的。
階段三：專業的派工系統（成本：每月約 NT$3,000 - $30,000+）
好，這就是重頭戲了。當你的公司有5個以上的外勤人員，每天要處理幾十張單，你就真的需要一套專業的 Field Service Management (FSM) 軟體了。這個價格範圍很大，主要是看「人數」和「功能模組」。 大部分都是按「每個使用者/每月」來收費的，一個使用者可能從美金 $50 到 $200 不等。
這點跟我們在台灣看到的情況很不一樣，國外像是 Jobber 或 Housecall Pro 這類系統，它們的定價非常透明，網站上都寫得很清楚，大概一個月幾十塊美金起跳。 但台灣的廠商...嗯...很多都喜歡你「留資料」，然後讓業務跟你聯絡，比較少直接公開報價。不過這也合理啦，因為他們通常會需要了解你的流程，幫你做一些導入設定。所以台灣的廠商可能會多一筆「設定費」或「導入費」。
- 工具：國內外都有很多選擇，像是上面提到的 Jobber、或是台灣本地的一些廠商，例如 Mayfun、Jabez 等。
- 功能：這就很全面了。從客戶報價、排程、地圖派單、GPS追蹤師傅位置、手機打卡、現場拍照回傳、客戶數位簽名、庫存管理、到最後的請款、開發票，全部串在一起。
- 優點：大幅提升效率，減少人為錯誤，客戶體驗也變好（例如會收到師傅出發的簡訊通知）。所有營運數據，像是哪個師傅接單最多、哪個服務項目利潤最高，後台報表都看得到。
- 缺點：需要一筆固定的預算。導入初期需要花時間讓所有員工學習跟適應，這是一個很大的挑戰，後面會再提。
階段四：客製化開發（成本：NT$500,000 起跳）
什麼時候需要走到這一步？通常是你的流程非常非常特殊，市面上的系統都不能滿足你，或者你的公司規模已經大到需要跟自己內部的 ERP、財務系統做深度整合。這基本上就是找軟體開發公司幫你量身打造一套系統。
- 做法：你需要找一個靠譜的軟體廠商，花很多時間跟他們溝通你的需求，他們會出規格書、報價、然後分階段開發、測試、上線。
- 優點：完全符合你的需求，一分一毫不浪費，也可以跟你現有的其他系統完美串接。 * 缺點：貴，非常貴。開發時間長，從幾個月到一年以上都有可能。後續的維護、升級也都需要持續投入費用。這條路，我建議大部分中小企業，除非真的沒辦法，不然不要輕易嘗試。
從紙本到數位化的成本與效益評估
下面我做一個簡單的表格，讓你更清楚地看到這四個階段的投入和產出。不過這只是個大概啦，你還是要根據自己的情況去判斷。
| 數位化階段 | 預估費用 | 導入時間 | 適合對象 | 主要效益 |
|---|---|---|---|---|
| 階段一：數位化的紙本 | 幾乎零成本，可能只有一些時間成本。 | 一天以內。說真的，就是開個群組、建個試算表而已。 | 個人工作室、師傅不超過3人的超微型企業。 | 解决了紙本遺失和資訊不同步的燃眉之急。 |
| 階段二：入門級SaaS工具 | 每月約 NT$1,000 - $5,000。 | 一週左右，主要是大家要習慣新工具的用法。 | 5-10人左右的小團隊，覺得試算表已經開始亂了。 | 工作流程視覺化，任務指派和追蹤變清楚了。 |
| 階段三：專業派工系統 | 每月 NT$3,000 - $30,000+，看人數和功能。 有些可能還有一筆幾萬塊的初次設定費。 | 一個月以上，包含流程訪談、系統設定、員工訓練。 | 5人以上、有一定案件量的中小企業，想提升整體營運效率。 | 數據驅動決策，客戶體驗提升，營運流程自動化。 |
| 階段四：客製化開發 | NT$500,000 起跳，上不封頂。 | 半年到一年以上。 | 流程極度特殊，或需要跟內部ERP深度整合的中大型企業。 | 系統完全貼合自家獨特的商業模式，擁有最高的掌控度。 |
別只看軟體費，這些隱藏成本更要命
很多老闆在評估的時候，只看了軟體的報價單，這是一個超大的誤區。導入數位系統，最貴的從來都不是軟體本身，而是「人」。
我講一個最常見的失敗案例。老闆花錢買了系統，但底下的老師傅用不慣，覺得「蛤？還要我拿手機出來按這個？我直接打電話不是比較快？」他們會有一百種理由不用，或者亂用，最後系統上的數據亂七八糟，老闆就覺得這系統沒用，白花錢了。這不叫失敗，什麼才叫失敗？
所以，除了軟體費用，你至少要多抓一筆預算跟時間在這些事情上：
- 員工訓練成本：你要花時間，甚至花錢請廠商來上課，確保每個人都會用。不是教一次喔，是要反覆教、陪著他們用。
- 陣痛期的效率損失：剛換系統的前一兩個月，效率一定會下降，因為大家都不熟。你要有心理準備，這段時間的營收可能會受影響。
- 資料轉移成本：你過去的客戶資料、維修紀錄，要怎麼弄到新系統裡？手動輸入嗎？還是可以請廠商幫忙匯入？這都是要問清楚的。
- 硬體成本：師傅們有智慧型手機嗎？電量夠嗎？如果需要在現場開比較複雜的圖，是不是要幫他們配平板電腦？這些都是錢。
給老闆的真心建議，還有政府補助可以看
說了這麼多，我幫你總結一下。如果你是老闆，正在考慮這件事，我的建議是：
- 不要想一步到位：先從階段一或階段二開始，用免費或便宜的工具，讓團隊先有「數位化」的概念。 先解决最痛的問題，例如漏單或溝通不良。
- 拉著團隊一起決定：不要自己關在辦公室裡看 DEMO。找幾個你最倚重的資深師傅、內勤小姐，一起看、一起討論。他們才是第一線使用者，他們的意見比業務的介紹重要一百倍。
- 善用政府資源：台灣政府其實很鼓勵中小企業數位轉型。你可以去查一下經濟部的「中小企業數位轉型補助」，特別是針對30人以下企業的方案。 他們可能會補助你一部分的軟體費用跟訓練費用，最高好像有到10萬塊，不拿白不拿，對吧？
數位轉型不是目的，它只是手段。目的是要讓你生意更好做、錢賺得更輕鬆、客戶更滿意。所以，不要為了數位化而數位化。先釐清自己管理上的瓶頸在哪，然後再去找對應的工具，這樣錢才不會白花。
好了，今天大概就聊到這邊。不知道你目前是卡在哪個階段？是還在用電話跟LINE喬時間，還是已經在看系統了？歡迎在下面留言分享一下你最大的痛點，大家可以交流交流。
